El contenido de este documento es de aplicación al CONSEJO GENERAL DE COLEGIOS OFICIALES DE INGENIEROS TÉCNICOS Y GRADOS EN MINAS Y ENERGÍA y a los doce Colegios territoriales que lo forman, es decir:
Se establece de forma conjunta dado que el conjunto de los doce colegios tienen aproximadamente poco más de 5.500 colegiados en toda España y están repartidos de mayor a menor desde el Colegio de León, que dispone de cerca de mil colegiados, al Colegio de Aragón, que tiene inscritos poco más de cien colegiados.
Por otra parte el número de empleados de cada uno de los doce colegios tiene una media de 2, por tanto el conjunto de los mismos no llega a 30 personas.
El presente documento tiene como objetivo primordial el establecimiento de un canal, de carácter interno, para llevar a cabo el seguimiento y control de las denuncias que se lleven a cabo por la comisión de posibles tipos de infracciones, tales como: infracciones normativas, infracción de políticas internas y/o éticas.
De igual modo, y como finalidad del mismo, se pretende establecer un régimen de protección al informante, según lo establecido en la vigente Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
A través de este canal se pretende crear un mecanismo por el cual, tanto los trabajadores de la Institución como otras partes interesadas, puedan llevar a cabo el registro y denuncia de cualquier tipo de conducta que consideren ilegal o que sean contrarias a cualquier tipo de valor o principio ético, sintiéndose en la seguridad que dichas denuncias no conllevarán ningún tipo de represalia o consecuencia, contribuyendo de este modo a garantizar el principio de información y comunicación basados en garantizar la seguridad y confianza tanto de los propios trabajadores como de aquellos terceros que pudieran considerarse parte interesada en dichos procedimientos. Por todo ello, y como eje principal, se pretende promover un ambiente de transparencia, de integridad en los valores que rigen a nuestra Institución, garantizando en todo momento el respeto y protección de aquellos trabajadores o terceros que deseen hacer valer sus derechos.
Por canal de denuncias entendemos el mecanismo a través del cual cualquier trabajador o tercero interesado puede acceder a la información actualizada sobre las acciones existentes para el ejercicio de sus derechos, los cuales serán identificados de buena fe por el denunciante identificando la supuesta infracción cometida y siempre que el mismo considere que el ejercicio de dicho derecho no le conllevará ningún tipo de represalia en su actividad tanto laboral como privada.
El canal de denuncias estará a cargo y bajo la supervisión de un Responsable designado por la Institución, en este caso será la persona que ostenta el cargo de Secretario del Consejo General en coordinación con los Secretarios de cada uno de los Colegios Profesionales que integran este Consejo, quien, a su vez, contará con el apoyo y colaboración de los gestores o encargados que se designen para el correcto desarrollo de los distintos procedimientos que se inicien a raíz de las posibles denuncias recibidas.
Así, el responsable, tendrá entre sus funciones:
Todas aquellas denuncias que sean registradas o tengan entrada, a través de los medios establecidos al efecto, por el “canal de denuncias” deberán ajustarse a la normativa aplicable en cuanto a la buena fe del denunciante, debiendo éstas contar con hechos concretos, así como ser respaldadas por evidencias de la comisión de los hechos que están siendo denunciados.
El canal de denuncias tendrá como finalidad principal la de comunicar e informar a la Institución de las acciones que infrinjan o deriven de los siguientes aspectos:
Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
La Institución, dentro del marco de sus funciones, adquiere el compromiso de llevar a cabo, de manera clara y exhaustiva, la investigación de las denuncias de posibles incumplimientos o infracciones que ésta reciba a través del “Canal de Denuncias”.
Con la intención, fiel y manifiesta, de conseguir los objetivos establecidos anteriormente, la Institución designará a una persona (Secretario de la misma) o equipo (conformado por éste y aquellas otras personas que se designen) como responsable principal del “Canal de Denuncias” quien será el encargado de la recepción, registro y tramitación de todas aquellas denuncias recibidas por este medio.
Este responsable designado por la Institución (Secretario) garantizará el desarrollo de las funciones que le competen de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos que conformas a la Institución, sin que sea menoscabado a través de instrucciones o imposiciones de ningún tipo, disponiendo a su vez de medios tanto materiales como personales para el desarrollo efectivo de su función.
Todas aquellas denuncias registradas y recibidas a través del “Canal de Denuncias” se investigarán con total confidencialidad e imparcialidad, garantizando en todo momento la protección del informante o denunciante. Así, la Institución procederá a informar a la persona denunciante del estado de las averiguaciones e investigaciones que se lleven a cabo durante el proceso de instrucción, garantizando igualmente la confidencialidad de los aspectos que así lo requieran.
Igualmente, por parte de la Institución se llevará a cabo un minucioso seguimiento de las denuncias que se han presentado con la finalidad exclusiva de mejorar y adecuar su sistema de recepción a las necesidades del momento, siendo sus medidas constantemente revisadas y mejoradas para el caso de que fuera necesario.
Asimismo, se garantiza la posibilidad, previa solicitud del informante, de llevar a cabo una reunión de carácter presencial, la cual, deberá desarrollarse en el plazo máximo de 7 días. Esta reunión será grabada según lo establecido en la normativa en vigor. Dentro de los límites establecidos por la normativa de protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de tener conocimiento de dicha grabación y aceptar la misma mediante su firma en la transcripción correspondiente que de ésta se realice.
En cuanto a las comunicaciones que se realicen a través del “Canal de Denuncias” se establece que las mismas podrán ser admitidas, aunque éstas sean anónimas.
Todas las comunicaciones recibidas deberán cumplir con los plazos establecidos, siendo estos los siguientes:
Según normativa vigente, cualquier información que se obtenga y de la cual se derive que puede ser un hecho constitutivo de delito deberá ser remitido de manera inmediata para su conocimiento al Ministerio Fiscal. Para el caso de que dichos hechos pudieran afectas a intereses de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Las personas que comuniquen o revelen infracciones previstas en la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, tendrán derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:
Las personas que hayan comunicado o revelado públicamente información sobre acciones u omisiones de forma anónima pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas, tendrán derecho a la protección contenida en la Ley anteriormente mencionada.
Igualmente, las personas que informen ante las instituciones, órganos u organismos pertinentes de la Unión Europea infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, tendrán derecho a protección con arreglo a lo dispuesto en esta ley en las mismas condiciones que una persona que haya informado por canales externos.
Con el fin de garantizar la protección del informante o denunciante, según lo establecido en la normativa en vigor, se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la ley.
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
Se consideran represalias las que se adopten en forma de:
La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.
Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de esta ley, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.
La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. podrá, en el marco de los procedimientos sancionadores que instruya, adoptar medidas provisionales en los términos establecidos en el artículo 56 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en esta ley aquellas personas que comuniquen o revelen:
Las personas que comuniquen o revelen infracciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción a través de los procedimientos previstos en esta ley accederán a las medidas de apoyo siguienteley.s:
Todo ello, con independencia de la asistencia que pudiera corresponder al amparo de la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, para la representación y defensa en procedimientos judiciales derivados de la presentación de la comunicación o revelación pública.
Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de esta ley se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el presente título. No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
Los datos personales objeto de tratamiento, así como los documentos aportados en el momento de formular la denuncia y cualesquiera otra información facilitada en la misma que contenga información personal, serán tratados de manera confidencial y lícita por los responsables del canal de denuncias con la finalidad de cumplir con la obligación de tramitar e investigar la denuncia presentada así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Cuando se obtengan directamente de los interesados sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre. A los informantes y a quienes lleven a cabo una revelación pública se les informará, además, de forma expresa, de que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.
La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante o de quien haya llevado a cabo la revelación pública.
Los interesados podrán ejercer los derechos a que se refieren los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:
Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
Base legal del tratamiento: El tratamiento de datos personales, en los supuestos de comunicación internos, se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, cuando, de acuerdo a lo establecido en los artículos 10 y 13 de la ley, sea obligatorio disponer de un sistema interno de información. Si no fuese obligatorio, el tratamiento se presumirá amparado en el artículo 6.1.e) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016. El tratamiento de datos personales en los supuestos de canales de comunicación externos se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.
Derechos del interesado: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, de manera gratuita mediante correo electrónico a: comunicacion@consejominas.org o en la sede de nuestra oficina sita en Calle Ramón de la Cruz, 88, 28.006- Madrid, en los casos legalmente previstos, acompañando copia de su DNI en vigor.
Conservación: Los datos se conservarán por el plazo legalmente establecido para la tramitación del expediente (3 meses, salvo ampliación justificada del mismo ) y por el tiempo necesario para el ejercicio de acciones legales o si fuese necesario dejar evidencia de la gestión del canal. El interesado tiene derecho a su vez a presentar una reclamación a la AEPD en www.aepd.es para solicitar la tutela de sus derechos.
En aras del más efectivo cumplimiento de la ley y de la garantía de los derechos de aquellas personas que tengan vínculo laboral, profesional o de cualquier tipo con esta Institución, es deseo y deber de la misma el llevar a cabo una actualización y seguimiento constante y continuo de la efectividad en el cumplimiento y desarrollo del “Canal de Denuncias”.
Para ello, se compromete a garantizar la transparencia y la seguridad de todos los trabajadores y personas vinculadas a la Institución con el fin primordial de informar sobre la existencia del mencionado “Canal de Denuncias”.
Igualmente, se compromete al cumplimiento íntegro de lo recogido en la vigente Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
DOCUMENTO REVISADO: MARZO 2024